En una sala de la segunda planta del Centro Cultural la Confianza de Valdepeñas se guardan como oro en paño cientos de legajos de la historia de Valdepeñas. Se trata del archivo municipal de la localidad, donde se custodian documentos desde finales del siglo XVIII hasta el día de hoy. «Documentos que recogen información sobre esta ciudad y sus habitantes en sus relaciones con el Ayuntamiento, aportando datos demográficos, políticos, económicos y urbanísticos que nos describen la evolución histórica de la zona», comenta la archivera municipal, Prado Gómez Villaseñor. Los datos hablan por sí solos: 12.500 cajas de archivo, 445 encuadernaciones, dos planeros de ocho cajones y diez ficheros metálicos.

Diferentes archivos que se han sometido a la digitalización, o que lo harán en un futuro. De momento, el Consistorio ha digitalizado ya en torno a un 60% del volumen total del fondo municipal histórico calificado como esencial o de conservación permanente. Y es que, «la digitalización constituye una garantía de preservación y conservación de originales, evitando su deterioro o pérdida como consecuencia de su manipulación», señala Gómez, quien declara, además, que este cambio de soporte agiliza el acceso a la información contenida en los documentos y posibilita la optimización de espacios y recursos en las administraciones públicas. Actualmente, todas las series documentales calificadas como esenciales en la política de gestión de documentos «están disponibles en formato digital» como, por ejemplo, los libros de actas de sesiones de los distintos órganos de gobierno colegiados, libros de decreto de Alcaldía, fondo fotográfico, escrituras de patrimonio municipal, expedientes de licencias de obras y un largo etcétera. 

A lo largo de estos años se han desarrollado numerosos proyectos de digitalización. «El archivo es un servicio dinámico que se ha adaptado al entorno digital actual, asumiendo los retos que supone la producción documental en soportes electrónicos y aplicando conocimientos de gestión documental al tratamiento de esta nueva forma de generar información para la historia». Por ello, el primer proceso de digitalización comenzó en 2003 y el último está actualmente en marcha en colaboración con la fundación A la Par, cuyos alumnos están llevando a cabo la digitalización de documentos y expedientes referentes a la actividad cultural de Valdepeñas como concursos, cartelería, certámenes y exposiciones de la década de los años 80. «Nuestro objetivo es continuar ofreciendo a nuestros usuarios el mejor servicio posible y animar a quienes aún no nos conocen que visiten el archivo», apunta su responsable. 

Valdepeñas digitaliza un 60% del fondo municipal histórico - Foto: Tomás Fernández de MoyaLa modernización también ha formado parte de la historia del archivo. Muestra de ello es que en 2007, el Ayuntamiento inició un proyecto de modernización administrativa y desde 2011 «toda la tramitación de expedientes se realiza de forma electrónica». Un paso más que «constituye un apoyo técnico necesario y activo, ya que toda la documentación producida y recibida por esta entidad local forma parte del fondo del archivo, sea cual sea su soporte». Ya no solo el papel está presente, también lo está el soporte informático como el DVD y el magnético (cintas). Evidentemente, argumenta Gómez, el papel es el «más abundante» del que se conservan documentos en distintos formatos, desde tarjetas, fotografías y sobres hasta otros de mayor dimensión como planos parcelarios. 

De entre todos ellos, el más antiguo data del año 1782. Es un libro de Caxa de Cargo y data de maravedíes de la Administración del Santo Hospital de la Misericordia. En cuanto al más curioso, Gómez Villaseñor manifiesta que es «muy difícil» señalar un único documento, ya que «muchos de ellos despiertan la curiosidad de ciudadanos y profesionales tanto por el detalle de los datos que recogen como por las características físicas y gráficas que tienen». En este sentido, la archivera municipal resalta que la documentación «más consultado» es, sin duda, la serie de libros de actas del Ayuntamiento, ya que se conservan las actas municipales desde el año 1827 hasta la actualidad. Todas ellas, continúa diciendo, disponibles en formato digital y publicadas en la web del archivo. «Estos libros recogen todo lo acontecido en las sesiones celebradas por los órganos del Gobierno local y las resoluciones adoptadas por estos respecto de los asuntos más relevantes de la ciudad a lo largo de los años», añade Gómez. 

Asimismo, las solicitudes más demandadas por los ciudadanos son las referentes a información contenida en los padrones de habitantes, los libros del cementerio, los proyectos técnicos de obras de construcción de vivienda y documentación catastral y urbanística.

Seguridad y control. La función del personal es clave también para conservar la documentación en un estado óptimo. Para ello, la plantilla (archivero y ayudante) se encargan de las tareas propias de organización y gestión, por lo que todo el fondo está «organizado, localizable y accesible para su consulta». «Nuestro trabajo se plasma en los cuadros de clasificación y en los inventarios informatizados que recogen la descripción técnica de la documentación municipal», apunta su responsable, quien enfatiza en que todos los fondos que se conservan están descritos y clasificados según los principios teóricos y prácticos de la Archivística». 

Valdepeñas digitaliza un 60% del fondo municipal histórico - Foto: Tomás Fernández de MoyaUn lugar, el archivo, que está dotado de las adecuadas medidas de prevención, preservación y seguridad. Todo está estudiado al milímetro, desde la temperatura y humedad de los depósitos hasta el control de agentes biológicos de degradación documental mediante trabajos periódicos de limpieza, desinfección y desinsectación.

Los documentos en papel se conservan en carpetas de cartón con pH neutro que están ordenadas en cajas normalizadas de archivo. Mientras, los carteles y planos, que por sus dimensiones requieren una instalación especial se guardan en planeros metálicos, y aquellos con soportes informáticos y especiales se instalan en mobiliario específico para ellos. «Las dependencias del archivo están equipadas con medidas de seguridad y control de accesos, sistema de detección y extinción de incendios y cámaras de videovigilancia», declara Gómez.