En el corazón del Rectorado habita la memoria de la Universidad regional. La morada del legado de esta institución treintañera se alza en dos despachos no muy grandes con cuatro ordenadores, algunas estanterías con libros y publicaciones, un escaner, alguna planta y recuerdos personales. El equipo de Pilar Gil García, integrado por Luisa María Hernández, Ana Belén Tercero y María Isabel Sánchez, es el cancerbero de un servicio que nació en 1996 ya informatizado y del que este año se conmemora su 20 aniversario.

El archivo administrativo de la institución que empezó a funcionar en 1982 no sólo se encuentra en archivadores de cartón. Duerme en repositorios digitales y detrás de cada documento que tramita la Universidad están las manos del equipo capitaneado por Pilar Gil. Son el buscador en las entrañas de la institución educativa, un servicio orientado a un mercado interno, la propia UCLM, y externo en www.uclm.es/archivo (sociedad, ciudadanos, sector profesional e investigadores).

Aunque el archivo cuenta con 19.000 unidades de instalación (cajas de cartón) minuciosamente guardadas en los sótanos del Rectorado y en otras dependencias del Campus, la imagen que su directora quiere transmitir a la sociedad es la opuesta. «Es un archivo que nació a través de las nuevas tecnologías, no hay legajos históricos, todo es muy reciente y no se fundamenta en el papel», explica Gil en su despacho junto al resto de equipo, imagen del perfil oficial de Twitter del Archivo General: @AUCLM.

El servicio cumple dos décadas y Pilar con él. Recuerda que cuando llegó a su puesto, procedente de otro tipo de archivos y bibliotecas, se encontró con un despacho pequeño, un ordenador y un arduo trabajo por delante para montar los andamios del sistema en el que a día de hoy se guardan 200.000 registros (unidad de información que se refieren a un documento físico o a un archivo digital). «Lo primero que hice fue dedicar el primer año a realizar una encuesta para preguntar a los compañeros que esperaban del servicio», recuerda Pilar. En base a toda la información recopilada, en el 97 se pudo redactar un borrador del reglamento y un cuadro de clasificación de fondos.

Luisa, que se incorporó ese año al equipo (María Isabel y Ana Belén se unieron hace siete años), explica que lo primero que se archivó fue la documentación relativa al Colegio Universitario de Ciudad Real, que reposaba en un sótano en el edificio que posteriormente albergó la Escuela Superior de Informática. La caja número 1 se rellenó con la documentación de asesoría jurídica. «Hasta el 2000, que llegó la aplicación informática, trabajábamos con métodos tradicionales de ficheros e inventarios», comenta esta profesional curtida en los fondos de la Universidad.

 A partir de ahí llegaron los títulos, expedientes de contratación de personal, contratos de obras, servicios y suministros y las primeras tesis doctorales que guardaba Secretaría General. Las archiveras de la memoria universitaria no dudan en calificar esta documentación como la 'joya' de las entrañas de la institución. «Tenemos más de 2.000 tesis inéditas, que son el fruto de la investigación de nuestra Universidad. Ese es el legado más importante».

Cuando a Pilar Gil se le pregunta por los hitos más importantes de estos 20 años, recita las fechas sin dudar. En 1998 el reglamento y primera web; en 2000 y 2001, la automatización de la gestión; el mapa de archivos universitarios españoles en 2002 y el iberoamericano en 2006. El repositorio digital de Ruidera en 2009 y en 2012 el inicio del proyecto Innet para la gestión de la documentación institucional de la UCLM en formato electrónico para su difusión web.

proyectos. Además, hace hincapié en los proyectos que se han puesto en marcha durante estos años y en los que a día de hoy se sigue trabajando (BAUL, base de datos del Archivo Universitario en línea; Ruidera, repositorio universitario institucional de recursos abiertos; CAU Auclm, centro de atención al usuario de la UCLM). Y en el tobogán de salida, un proyecto importante y «necesario»: el archivo electrónico único de la universidad, obligatorio por la nueva Ley de Procedimiento Administrativo y que esperan que salga adelante en esta nueva legislatura académica.

Pero el equipo tiene otra asignatura pendiente no menos importante: llevar el servicio al resto de campus de la región. «Tenemos documentación de la Facultad de Educación de Toledo y de su colegio universitario y de Albacete, algunos expedientes de alumnos más antiguos, pero es la pieza que queda del puzzle y eso conlleva recursos y mucho esfuerzo».

 El Archivo Universitario es un servicio vivo, la fase final de una gestión documental que exige a las archiveras de la UCLM estar en continua formación (repositorios digitales, gestión de contenidos web, publicación web, etc) y adaptarse a una rutina diaria que en muchas ocasiones les obliga «a recalcular la ruta como un GPS», dice Pilar entre risas. «Es así, cuando estamos trabajando en algo nos llega por ejemplo una petición de otro campus o la remesa de tesis y hay que recalcular», explican unas profesionales para las que las medidas de seguridad son «como el comer». «Manejamos mucha información privada por lo que no podemos pasar por alto ningún detalle. Cuando salimos del despacho se echa la llave y nuestras medidas de seguridad internas y externas son muy elevadas», explican.

Tampoco pasan por alto «la satisfacción y el orgullo» por el trabajo bien hecho en estos 20 años, así como la ilusión con la que acuden cada día a su puesto. «Si después de 20 años no siguiera ilusionándome me habría ido ya a una biblioteca, que se trabaja lo mismo pero está más reconocido socialmente», sentencia Pilar.